⚙️Productivité | Organisation | Méthodes de travail

^{_{Date de publication /mise à jour : 24 mars 2024 | Auteur : Timo RAINIO}}

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Pour améliorer sa gestion du temps, il est recommandé d’intégrer une routine en utilisant des méthodes et outils adaptés à soi, à son entreprise ou à son cabinet d’avocats...

Il existe beaucoup de méthodes d’organisation différentes pour améliorer sa productivité, on peut notamment citer les suivantes :

1. Méthode « Getting Things Done » (GTD) ou « Faire avancer les choses » : Cette méthode, inventée par David Allen, vous encourage à lister vos tâches à l’écrit et à passer directement à l’action, sans avoir besoin d’outils de gestion du travail.
   
2. Méthode Zero Inbox : La méthode Inbox Zero est une stratégie de productivité qui consiste à garder votre boîte de réception email vide ou presque vide à tout moment. Cette méthode a été développée par Merlin Mann, qui s’est rendu compte que vérifier et répondre constamment aux e-mails l’empêchait de se concentrer sur son travail et réduisait sa productivité globale.
   
3. Timeboxing : Cette méthode consiste à attribuer une durée spécifique à chaque tâche que vous souhaitez accomplir dans la journée, sans tenir compte du temps réel qu’elle prendra. Elle vous permet de gérer votre liste de tâches de manière proactive, sans avoir besoin d’une estimation précise du temps nécessaire pour chaque élément.
   
4. Time blocking : Cette stratégie consiste à bloquer des créneaux horaires dans votre agenda pour vous consacrer à des tâches similaires. En regroupant les activités connexes, vous pouvez travailler sans interruption et vous concentrer pleinement sur chaque bloc de temps, ce qui améliore vos conditions de travail et facilite le traitement des tâches de fond.
   
5. Technique Pomodoro : Cette méthode de gestion du temps repose sur l’utilisation d’un minuteur pour travailler sur une tâche pendant 25 minutes, suivie d’une pause de cinq minutes. Après quatre sessions de ce type, vous pouvez prendre une pause plus longue de 20 à 30 minutes. La technique Pomodoro encourage les pauses régulières, favorisant ainsi la créativité et la motivation.
   
6. Méthode « Eat the Frog » (~ Avalez / Mangez le crapaud) : Cette stratégie vous incite à vous attaquer en priorité aux tâches volumineuses et complexes dès le début de votre journée de travail. En traitant les tâches les plus importantes en premier, vous pouvez être sûr(e) de les accomplir chaque jour.
   
7. Principe de Pareto (Loi de Pareto) : Cette méthode repose sur l’idée que 20 % des efforts produisent 80 % des résultats. En vous concentrant d’abord sur les petites tâches, vous pouvez gagner en motivation au début de votre journée et consacrer le reste de votre temps à celles qui nécessitent plus d’attention.
   
8. Méthode Zettelkasten : Il s’agit une technique de prise de notes et d’organisation des connaissances, développée à l’origine par un chercheur allemand nommé Niklas Luhmann. Son nom signifie littéralement « boîte à feuilles » en allemand. Cela consiste à créer (avec un logiciel tel que Readwise, Notes et Bookmarks de Nextcloud, Reor …etc.), puis classer vos notes, non pas en fonction d’un sujet précis, mais en fonction d’un « concept » ou d’un thème général. Ensuite, un logiciel (Obsidian ou Reor Project) …ou votre cerveau et vos mains avec un stylo…, feront des liens entre les notes pour pouvoir les retrouver plus facilement sur la base d’un mot clé. 🆕

Nous vous proposons de voir en détail ces différentes techniques et méthodes d’organisation… étant précisé qu’il vous est possible de les combiner entre elles selon ce qui fonctionne le mieux pour vous.

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ℹ️ La méthode Getting Things Done (GTD):

☑️ La méthode Getting Things Done (GTD) est une approche développée par David Allen pour améliorer la gestion du temps et accroître l’efficacité personnelle.

Elle repose sur 5 étapes : collecter, traiter, organiser, réviser et agir.

1️⃣ Collecter : La première étape de GTD consiste à rassembler toutes les tâches, informations et idées qui nécessitent une attention ou une action dans un système de gestion centralisé. Cela permet d’éviter la surcharge cognitive et de se concentrer sur l’essentiel.

💡Exemple : Créer une colonne « Entrants » sur un tableau Kanban pour collecter toutes les tâches et idées qui nécessitent une action. Cette colonne peut inclure des cartes avec des titres tels que « Appeler un client », « Acheter du matériel » ou « Préparer une présentation ».

2️⃣ Traiter : La deuxième étape consiste à traiter chaque élément collecté en décidant s’il s’agit d’une tâche, d’une information ou si elle peut être éliminée. Si c’est une tâche, il est important de déterminer la prochaine action à entreprendre et de l’ajouter à sa liste de tâches.

💡 Exemple : Créer une colonne « À faire » sur le tableau Kanban pour classer les tâches qui nécessitent une action immédiate ou future. Cette colonne peut inclure des cartes avec des titres tels que « Appeler un client (urgent) » ou « Acheter du matériel (demain) ».
💡 Les tâches qui ne nécessitent pas d’action peuvent être classées dans une colonne « Pour info » ou « En attente » pour une consultation future.

3️⃣ Organiser : La troisième étape consiste à organiser les éléments traités en fonction de leur importance, de leur urgence et du contexte dans lequel ils doivent être effectués. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des tâches à accomplir et de planifier son travail en conséquence.

💡 Exemple : Créer une colonne « En cours » sur le tableau Kanban pour suivre les tâches qui sont actuellement en train d’être traitées. Cette colonne peut inclure des cartes avec des titres tels que « Appeler un client (en cours) » ou « Acheter du matériel (en attente) ». Les tâches peuvent être triées en fonction de leur priorité, de leur contexte et de leur échéance grâce à des étiquettes ou des couleurs.

4️⃣ Réviser : La quatrième étape consiste à revoir régulièrement sa liste de tâches pour s’assurer qu’elle reste pertinente et à jour. Cela permet d’ajuster ses priorités, de déléguer des tâches si nécessaire et de planifier son travail en fonction de son niveau d’énergie et de son emploi du temps.

💡 Exemple : Créer une colonne « Terminées » sur le tableau Kanban pour suivre les tâches qui ont été achevées. Cette colonne peut inclure des cartes avec des titres tels que « Appeler un client (terminé) » ou « Acheter du matériel (terminé) ». Les tâches terminées peuvent être archivées pour référence future ou supprimées du tableau Kanban.

5️⃣ Agir : La dernière étape consiste à agir en fonction des options sélectionnées dans les étapes précédentes. Il est important de se concentrer sur les tâches les plus importantes, de prendre en compte le contexte et le temps disponible pour optimiser son efficacité au travail.

💡 Exemple : Utiliser le tableau Kanban pour suivre les tâches et les projets en cours, en s’assurant que chaque entrée est traitée et organisée de manière adéquate. Le tableau Kanban peut être consulté régulièrement pour vérifier l’état des activités et ajuster le plan d’action en conséquence.

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En suivant ces cinq étapes clés, la méthode GTD permet d’améliorer sa gestion du temps, d’accroître sa productivité et de réduire le stress lié à la surcharge cognitive. Pour en tirer le meilleur parti, l’utilisation d’un outil de gestion du travail, tel qu’un logiciel de gestion de tâches, peut faciliter la collecte, le traitement, l’organisation et le suivi des tâches.

Les fonctionnalités telles que la planification des échéances, la gestion des priorités et la collaboration en équipe peuvent aider à maximiser les avantages de la méthode GTD et à accroître l’efficacité de la gestion de son temps et de ses tâches.

En savoir plus sur la méthode GTD…

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Envie de tester la méthode Getting Things Done ?
➡️ Essayez Nextcloud Deck ^{_{(Login : « DEMO » / Mot de passe : « DEMO8888TEST »)}}, et/ou les applications Tasks, ou Tables de Nextcloud.

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ℹ️ La méthode Zero Inbox :

📭 La méthode Zero Inbox est une stratégie de productivité qui consiste à garder votre boîte de réception email vide ou presque vide à tout moment. Cette méthode a été développée par Merlin Mann, qui s’est rendu compte que vérifier et répondre constamment aux e-mails l’empêchait de se concentrer sur son travail et réduisait sa productivité globale.

Pour atteindre Zero e-mails, vous devez traiter vos e-mails régulièrement et systématiquement, en traitant chaque e-mail une seule fois. Cela signifie soit le supprimer, l’archiver, y répondre immédiatement ou le reporter à une date ultérieure lorsque vous aurez plus d’informations ou pourrez lui accorder l’attention qu’il mérite. L’objectif est de réduire à zéro le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception, afin que vous puissiez vous concentrer sur d’autres tâches et éviter les distractions.

Cependant, même si la méthode Zero Inbox peut être efficace pour gérer la surcharge de courrier électronique, il est important de se rappeler qu’il ne s’agit que d’un outil dans votre arsenal de productivité. Ce n’est pas une solution miracle qui résoudra tous vos problèmes de gestion du temps. Pour véritablement maîtriser votre travail et atteindre une productivité maximale, vous devez aller au-delà de la méthode Zero Inbox et adopter une approche plus holistique de la gestion de votre temps et de vos tâches.

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Voici 5 conseils pour utiliser efficacement la méthode Zero Inbox tout en adoptant une stratégie de productivité plus large :

1️⃣ Fixez des limites claires autour de votre utilisation du courrier électronique.
L’un des plus grands problèmes du courrier électronique est qu’il peut être incroyablement « distrayant » (…), détournant constamment notre attention de tâches plus importantes. Pour éviter cela, fixez des limites claires quant au moment et à la manière dont vous consultez vos e-mails. Par exemple, vous pouvez désactiver les notifications, planifier des heures spécifiques pour vérifier et répondre aux e-mails, ou utiliser un outil tel que Inbox Pause pour retarder les messages entrants jusqu’à ce que vous soyez prêt à les traiter.

💡 Par exemple, fermez Microsoft Outlook ou le Webmail une fois que vous avez consulté vos e-mails afin de vous atteler à la tache que vous avez prévu de réaliser.

2️⃣ Hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.
Le courrier électronique peut être séduisant car il nous donne l’illusion de productivité : nous avons l’impression de faire avancer les choses en répondant aux messages, même si ces messages ne sont pas réellement importants ou urgents. Pour éviter de tomber dans ce piège, faites un effort conscient pour prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence.

💡 Utilisez un outil comme Nextcloud Tasks ou Todoist pour créer une liste de tâches, puis classez-les par ordre de priorité. Cela vous aidera à rester concentré sur le travail le plus important, plutôt que de vous enliser dans les e-mails.

3️⃣ Utilisez des modèles et des réponses prédéfinies pour gagner du temps.
L’un des plus grands défis du courrier électronique est qu’il peut prendre énormément de temps : même un simple message peut prendre plusieurs minutes à rédiger et à envoyer. Pour gagner du temps, envisagez d’utiliser des modèles ou des réponses prédéfinies pour les types de messages courants.

💡 Par exemple, vous pouvez créer un modèle pour répondre aux demandes des clients ou une réponse prédéfinie pour planifier des réunions. Cela vous aidera à répondre aux e-mails plus rapidement et plus efficacement, libérant ainsi plus de temps pour un travail plus approfondi.

4️⃣ Utilisez l’automatisation pour réduire les tâches manuelles.
Le courrier électronique peut également être incroyablement répétitif, avec bon nombre des mêmes tâches étant effectuées encore et encore. Pour réduire ce fardeau, envisagez d’utiliser des outils d’automatisation tels que Zapier ou IFTTT pour automatiser les tâches courantes liées au courrier électronique.

💡 Par exemple, vous pouvez configurer une règle qui transfère automatiquement certains types d’e-mails vers un dossier spécifique ou qui envoie une réponse automatique aux messages entrants en dehors des heures de bureau.

5️⃣ Faites des pauses et déconnectez vous régulièrement.
Enfin, il est important de se rappeler que même les personnes les plus productives ont besoin de prendre des pauses et de se déconnecter périodiquement du travail. Le courrier électronique peut être une source constante de distraction et de stress, il est donc important de prévoir du temps chaque jour pour se débrancher et se ressourcer.

💡 Pensez à utiliser des outils comme StayFocusd pour bloquer les sites Web et les applications gênants pendant les périodes de concentration désignées, ou utilisez une minuterie Pomodoro pour prendre des pauses régulières tout au long de la journée.
En prenant soin de vous et en gérant votre niveau d’énergie, vous serez en mesure de mieux rester concentré et productif sur le long terme.

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En conclusion, même si la méthode Zero Inbox peut être un moyen efficace de gérer la surcharge de courrier électronique, il est important de se rappeler qu’il ne s’agit que d’une pièce du puzzle de la productivité. Pour véritablement maîtriser votre travail et atteindre une productivité maximale, vous devez adopter une approche plus holistique qui inclut des limites claires autour de l’utilisation du courrier électronique, la priorisation des tâches, l’automatisation des tâches manuelles et des pauses et déconnexions régulières. En utilisant ces stratégies ensemble, vous pouvez créer une vie professionnelle plus productive et épanouissante qui va au-delà de Zero Inbox.

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ℹ️ La technique Pomodoro

⏲️ La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps inventée par Francesco Cirillo au début des années 1990. Son nom vient d’un minuteur en forme de tomate (pomodoro en italien) que Cirillo utilisait pour chronométrer ses études à l’université. La technique Pomodoro consiste à travailler sur une tâche pendant 25 minutes, suivies d’une pause de cinq minutes. Après quatre sessions de ce type (appelées « pomodoros »), vous pouvez prendre une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Voici les 6 étapes pour appliquer la technique Pomodoro :

1️⃣ Choisir la tâche sur laquelle travailler : Sélectionnez une activité ou une tâche spécifique à accomplir pendant votre session de travail de 25 minutes.

2️⃣ Configurer le minuteur Pomodoro : Réglez un chronomètre ou un minuteur sur 25 minutes, en mode silencieux et sans interruptions (sms, appels téléphoniques, notifications…).

💡 Si vous utilisez une application de gestion du temps, celle-ci devrait inclure une fonctionnalité Pomodoro.

3️⃣ Travailler sur la tâche : Pendant les 25 prochaines minutes, concentrez-vous entièrement sur l’activité que vous avez choisie, en éliminant toutes les distractions et interruptions potentielles.

💡 Ne vous permettez pas de consulter vos messages ou votre téléphone, à moins que cela ne fasse partie intégrante de la tâche sur laquelle vous travaillez.

4️⃣ Prendre une pause : Lorsque le minuteur sonne après 25 minutes, prenez une courte pause de 5 minutes.

💡 Utilisez ce temps pour étirer vos jambes, prendre un café ou simplement déconnecter votre esprit de la tâche sur laquelle vous travailliez.

5️⃣ Répéter le cycle : Après chaque pause de cinq minutes, retournez au point 2 et recommencez le processus avec une nouvelle session Pomodoro de 25 minutes.

💡 Réglez le minuteur et travaillez sur la même tâche ou passez à une autre activité.

6️⃣ Prendre une pause plus longue : Après avoir accompli quatre sessions Pomodoro (ou 100 minutes de travail), prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

💡 Durant cette période, vous pouvez vous détendre complètement et faire ce que vous voulez : lire un livre, sortir prendre l’air, écouter de la musique…

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Applications Pomodoro :

💻 Vous pouvez téléchargez l’application Pomotroid pour commencer à utiliser simplement la méthode pomodoro : https://github.com/Splode/pomotroid

Cette application simple dispose également d’une version pour mac ou si votre système d’exploitation est linux (Ubuntu/Debian…).

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💻 Si vous avez un pc sous windows 10 ou 11, vous pouvez essayer d’autres applications Pomodoro, avec plus de fonctionnalités (les fonctionnalités supplémentaires consistent principalement gérer vos taches ou à bloquer les distractions) :

Focus10 : une application Pomodoro simple : un minuteur.

➡️ Télécharger Focus10 : https://www.microsoft.com/en-in/p/focus-10/9nblggh5g2xh

YAPA : Une minuterie qui fixe des durées de 25 minutes et garde une trace du nombre de sessions Pomodoro avec une icone qui se trouve dans le coin supérieur droit de votre écran.

➡️ Télécharger YAPA :https://github.com/YetAnotherPomodoroApp/YAPA-2

Focus-journal : Une application Pomodoro avec quelques fonctionnalités supplémentaires. Ainsi vous pouvez créer des minuteries séparées pour différentes tâches.

➡️ Télécharger Focus-journal :https://www.microsoft.com/en-us/p/focus-journal/9nv6tx6sstbj ()

Pomotodo : Pomotodo intègre une liste de tâches dans cette application et synchronise les plateformes croisées. Il s’agit d’une application de gestion du temps conçue pour les créateurs. Il est basé sur la technique Pomodoro et la théorie GTD

➡️ Télécharger Pomotodo : https://www.pomotodo.com/

Focus-To-Do : Focus To-Do vous permet de faire des tâches et de les exécuter en utilisant la technique Pomodoro. Vous pouvez définir des tâches pour la journée et le temps requis pour son achèvement. Cette application garde une trace du temps écoulé et des tâches terminées. Un rapport détaillé peut être généré avec les données recueillies au fil du temps

➡️ Télécharger Focus-To-Do : https://www.microsoft.com/en-us/p/focus-to-do-focus-timer-task-manager/9n8gpb2tk8gb

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Extensions Pomodoro pour votre navigateur internet :

💻 Si vous souhaitez simplement ajouter une fonction Pomodoro à votre navigateur (Chrome / Brave / Edge), vous pouvez essayer les extensions suivantes :

Timer 25 : Une fois installé, l’extension affiche une icône minimale dans votre outil. Cliquez une fois et vous pouvez démarrer une minuterie de 25 minutes. Une fois le temps écoulé, il joue un son. Bien sûr, vous pouvez personnaliser la durée en allant dans les options.

➡️ Télécharger l’extension de navigateur Timer 25: le Minimalist Timer: Chrome

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Habitica Pomodoro SiteKeeper : cette extension Chrome d’eux combine la technique Pomodoro avec blocage de sites internet sur le navigateur Chrome.

Vous perdez trop de temps sur les réseaux sociaux, à ajouter des photos à votre blog axé sur la poterie ou sur les jeux en ligne ? Vous pouvez maintenant décider quels sites vous souhaitez visiter et lesquels vous souhaitez bloquer en utilisant cette simple extension Chrome Pomodoro.

Bloquage de site web : installez l’extension, puis visitez le site Web que vous souhaitez bloquer – comme Facebook, YouTube, votre blog de poterie …etc. Vous pouvez ensuite bloquer un site en y accédant et en cliquant sur le site de blocage. Il vous demandera de saisir un coût. À partir de là, vous devrez alors payer pour visiter ces sites en monnaie Habitica. Certains pourraient y penser trop, mais c’est un bon moyen de briser les vieilles habitudes, difficiles à briser. Vous pouvez ensuite utiliser la minuterie Pomodoro intégrée pour suivre le temps passé à effectuer des tâches. Pour chaque habitude suivie ou non suivie, vous serez marqué au fer rouge et 7 malédictions s’abbateront sur vous….

➡️ Télécharger l’extension de navigateur Habitica Pomodoro SiteKeeper: Chrome

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Marinara : cette extension Chrome avec minuterie Pomodoro offre une analyse détaillée et des statistiques, vous pourrez voir la minuterie avec vos pauses courtes et longues. En entrant dans l’extension, un historique détaillé de tous les Pomodoros que vous avez terminés est affiché.

Vous pouvez également définir des notifications audio si vous pensez que l’affichage visuel vous met trop de pression ou vous distrait. La chose cool est que vous pouvez choisir parmi une gamme de 20 sons différents. D’autre part, si vous ne pouvez travailler que sous pression (… dans quel monde vivez-vous exactement ?…), vous pouvez choisir un son de tic-tac pour la minuterie. Ne vous inquiétez pas de vos données car l’extension Chrome est open-source.

➡️ Télécharger l’extension de navigateur Marinara: Chrome

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Pomodoro Timer Pro : L’extension Chrome Pomodoro Timer Pro a une interface utilisateur facile à utiliser. Vous pouvez configurer la durée de Pomodoro, les pauses courtes et longues, et un message qui sera joué après chaque pause. Utile pour motiver ou vous rappeler ce qui doit être fait après la fin de la pause.

Une autre caractéristique est la fonctionnalité de blocage de site internet : Vous pouvez bloquer tous les sites qui vous dérangent ou vous éloignent de vos objectifs. Encore une fois, le processus est assez simple et rapide. Pomodoro Timer Pro a l’intention de rendre les tâches de synchronisation et de s’y tenir faciles et simples.

➡️ Télécharger l’extension de navigateur Pomodoro Timer Pro: Chrome

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Pomotodo : Pomotodo vpermet de créer une liste de tâches sur lesquelles vous travaillez et démarrer la minuterie. Maintenant, marquez chaque tâche comme terminée pour savoir combien de minuteries ou de Pomodoros cela nécessitait. L’application pour cette extension est disponible pour toutes les principales plates-formes, y compris – Web, Windows, macOS, Chrome, iOS et Android. Donc, peu importe la plate-forme sur laquelle vous travaillez, tous vos Pomodoro (session de mise au point) seront collectés sous un même compte.

Vous pouvez suivre les tâches et le temps passé sur le même, devenir plus productif et faire avancer les choses, mais seulement plus rapidement. Il y a deux onglets. L’un pour les tâches et l’autre pour Pomodoros. Si vous êtes soucieux de vos données, la création d’un compte est facultative (mais vous n’aurez plus de synchronisation entre vos appareils).

➡️ Télécharger l’extension de navigateur Pomotodo: Chrome

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FocusMe : Avec FocusMe vous pouvez créer des minuteries Pomodoro(s), mais vous pouvez également démarrer et arrêter la minuterie quand vous le souhaitez.

Vous pouvez toujours réinitialiser la minuterie lorsque vous avez terminé tôt. Enfin, il y a un bloqueur de site que nous avons vu plus tôt dans certaines extensions Chrome pour les minuteries Pomodoro.

➡️ Télécharger l’extension de navigateur FocusMe: Chrome

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La technique Pomodoro est conçue pour encourager les pauses régulières, améliorer la concentration et renforcer la motivation. En travaillant sur des sessions courtes et en prenant des pauses fréquentes, vous pouvez maximiser votre productivité et éviter la fatigue mentale.

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Des bruits blancs pour favoriser la concentration (ou le sommeil… 😉 ) :

Si vous avez du mal à vous concentrez, vous pouvez testez l’utilisation d’une application ou d’une vidéo ou d’un son, générant un bruit blanc :

Un bruit blanc est constitué de l’ensemble des fréquences sonores audibles additionnées. Il peut, par exemple, ressembler à un chuintement, au bruit produit par une chute d’eau à fort débit ou encore à celui du vent. Un bruit blanc peut avoir des effets bénéfiques sur la concentration et/ou le sommeil.

Comme toute chose dans la vie, il ne faut pas en abuser car l’excès de bruit blanc pourrait, pour certaines personnes l’écoutant non-stop ou sujettes à des troubles auditifs, avoir un effet néfaste à la fois sur le système auditif central, et sur le cerveau en général.

Vous pouvez aller sur Youtube pour écouter du bruit blanc , Deezer ou Spotify… ou télécharger une application spécifique…

Par exemple « Ambie«  est une application sous Windows de générateur de bruit blanc. Cette application est livrée avec des sons pré-installés, tels que des plages, des cheminées, des rues de la ville et des oiseaux. Vous pouvez également télécharger plus de sons si vous avez des préférences.

Cette application n’est disponible que pour les appareils Windows 10 et 11 (mais il existe d’autres applications similaires pour mac et iphone).

➡️ Télécharger Ambie : https://www.01net.com/telecharger/utilitaire/accessibilite/ambie.html/win-155828/

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ℹ️ La méthode Timeboxing

📅 La méthode Timeboxing est une technique de gestion du temps qui consiste à allouer un laps de temps spécifique (appelé « timebox » ou « boîte temporelle ») à une tâche, un projet ou une activité donnée(e).

Elle permet de structurer et organiser son travail en définissant des limites claires et en respectant les échéances :

Voici les 5 étapes pour mettre en œuvre la méthode Timeboxing :

1️⃣ Identifier les tâches à accomplir : Commencez par lister toutes les activités, projets ou tâches que vous devez réaliser. Il peut s’agir d’un projet professionnel important, ou même d’une tâche ménagère, personnelle (encore amener cet idiot de chat chez le véto…), ou encore d’un hobby.

2️⃣ Définir la durée de chaque timebox : Déterminez le temps à allouer à chaque tâche en fonction de sa complexité et de son importance. Par exemple, une petite tâche pourrait nécessiter 15 minutes, tandis qu’un projet plus important pourrait bénéficier d’une timebox de plusieurs heures ou jours.

3️⃣ Planifier les timeboxes : Organisez vos timeboxes dans votre calendrier ou agenda, en tenant compte des échéances et des délais imposés par l’extérieur. Assurez-vous de réserver suffisamment de temps pour chaque tâche et d’inclure des pauses entre les timeboxes pour vous reposer et vous ressourcer mentalement.

4️⃣ Respecter la durée de chaque timebox : Une fois que vous avez commencé une timebox, respectez la limite de temps que vous vous êtes fixée. Si vous n’avez pas terminé la tâche à l’intérieur de cette période, reportez-la à une prochaine session Timeboxing ou notez les éléments restants pour pouvoir les traiter en priorité lors de votre prochaine timebox.

5️⃣ Faire des ajustements : Si vous constatez que certaines tâches nécessitent plus ou moins de temps que prévu, ajustez la durée des timeboxes en conséquence pour les sessions futures. La méthode Timeboxing est flexible et peut être adaptée à vos besoins et à votre rythme de travail.

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La méthode Timeboxing présente plusieurs avantages : elle permet de lutter contre la procrastination, d’améliorer la concentration, de structurer son temps de manière efficace et d’éviter le surmenage en définissant des limites claires. Elle est également utile pour apprendre à estimer plus précisément le temps nécessaire à la réalisation de tâches et projets.

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ℹ️ La méthode Time Blocking

🗓️ La méthode Time Blocking (ou planification par blocs de temps) est une technique de gestion du temps qui consiste à diviser sa journée en créneaux horaires fixes, appelés « time blocks » ou « plages horaires », dédiés à des activités spécifiques.

Contrairement à la méthode Timeboxing, qui alloue un temps prédéfini à chaque tâche, le Time Blocking organise l’ensemble de votre journée en fonction de vos priorités et obligations.

Voici les 6 étapes pour mettre en œuvre la méthode Time Blocking :

1️⃣ Identifier les activités et responsabilités : Commencez par dresser une liste de toutes les activités, tâches et engagements qui occupent votre temps (travail, loisirs, famille, etc.).

2️⃣ Définir les catégories d’activités : Regroupez vos activités en différentes catégories, telles que le travail au bureau ou à distance, les réunions, la formation, les déplacements, les tâches ménagères, le sommeil, l’exercice physique et les loisirs.

3️⃣ Organiser votre emploi du temps : Réservez des plages horaires fixes pour chaque catégorie d’activités dans votre calendrier ou agenda. Assurez-vous de respecter vos engagements et obligations extérieures, telles que les réunions et les rendez-vous, en planifiant ces time blocks en premier lieu.

4️⃣ Déterminer la durée des plages horaires : Déterminez la durée de chaque time block en fonction des exigences et du temps nécessaire à chacune des catégories d’activités identifiées précédemment.
💡 Par exemple, vous pouvez consacrer 8 heures par jour au travail, 1 heure aux déplacements, 2 heures à la formation et 3 heures aux loisirs.

5️⃣ Respecter le planning : Une fois votre emploi du temps établi, respectez les plages horaires dédiées à chaque activité. Essayez de vous tenir aux créneaux horaires que vous avez fixés et évitez de reporter ou de remettre en question l’organisation de votre journée.

6️⃣ Faire des ajustements : Si vous constatez que certains time blocks nécessitent plus ou moins de temps que prévu, ajustez la durée des plages horaires en conséquence pour les sessions futures. La méthode Time Blocking est flexible et peut être adaptée à vos besoins et à votre rythme de travail.

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La méthode Time Blocking offre plusieurs avantages : elle permet d’organiser son temps de manière efficace, d’éviter le surmenage en définissant des limites claires, de lutter contre la procrastination et de mieux gérer les priorités. Elle est également utile pour apprendre à estimer plus précisément le temps nécessaire à la réalisation de tâches et projets.

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ℹ️ La méthode « Eat the Frog » :

🐸 En règle générale, lorsque nous sommes submergés de travail et que notre liste de tâches à accomplir déborde, nous observons deux types de réactions :
1. Réaction première : on s’attaque à toutes les petites tâches secondaires pour avoir l’impression d’avancer et d’être productif.
2. Réaction seconde : on procrastine, on navigue sur Internet, on répond à ses e-mails et on repousse les tâches importantes jusqu’à la dernière minute.

Bien sûr, aucune de ces deux réactions n’est appropriée et vous procurera inévitablement du stress. Agir ainsi est contre-productif et nuit à l’atteinte de vos objectifs et à votre santé, ce qui compromet le succès de votre projet. Afin d’améliorer votre productivité, il est important de prendre les devants et d’adopter une approche proactive face à votre travail, même s’il ne vous enchante pas vraiment…

La méthode « Eat the Frog » (littéralement, « Avalez le crapaud ») est une technique de gestion du temps et de productivité qui consiste à s’attaquer en priorité aux tâches les plus difficiles ou fastidieuses de sa liste de choses à faire.

L’expression « avalez le crapaud » provient d’une citation attribuée à Mark Twain : « Si vous avalez un crapaud vivant au petit déjeuner, rien de pire ne pourra vous arriver le reste de la journée » (enfin, théoriquement…).

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Voici les 4 étapes pour mettre en œuvre la méthode « Eat the Frog » :

1️⃣ Établir une liste de tâches : Commencez par lister toutes les tâches à accomplir, qu’il s’agisse d’un projet professionnel, d’une activité personnelle ou d’une obligation extérieure. Classez-les ensuite en fonction de leur importance, de leur urgence et du temps nécessaire pour les réaliser.

2️⃣ Identifier la tâche la plus difficile : Parmi les tâches identifiées à l’étape précédente, sélectionnez celle qui vous semble la plus ardue ou fastidieuse.

💡 Il peut s’agir d’une tâche que vous remettez systématiquement à plus tard, par manque de motivation ou par crainte de son caractère désagréable ou complexe.

3️⃣ S’attaquer en priorité à la tâche sélectionnée : Commencez votre journée en vous attelant immédiatement à la tâche difficile que vous avez identifiée, sans vous laisser distraire par d’autres activités ou tâches moins importantes.

💡 En accomplissant cette tâche en premier lieu, vous éliminerez une source de stress et de procrastination et libérerez votre esprit pour vous concentrer sur les autres tâches à venir.

4️⃣ Se récompenser soi-même : Une fois que vous avez accompli la tâche difficile, prenez le temps de vous féliciter et de vous récompenser, en vous accordant une pause ou en vous adonnant à une activité agréable.

💡 En associant la réalisation d’une tâche désagréable à une récompense, vous serez plus enclin à répéter l’expérience et à adopter cette méthode comme un réflexe de productivité.

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La méthode « Eat the Frog » offre plusieurs avantages : elle permet de lutter contre la procrastination, d’éliminer les sources de stress et de gagner en motivation et en confiance en soi. En accomplissant les tâches difficiles ou fastidieuses en priorité, vous serez plus à même de gérer votre temps et vos énergies de manière efficace et de mener à bien vos projets et activités.

En général, c’est le matin que vous êtes le plus énergique. Il est donc préférable d’utiliser cette énergie pour accomplir la tâche la plus ardue et/ou la plus cruciale de votre journée, qui constitue votre priorité absolue.

💡 Par exemple, passer un appel difficile, rédiger un rapport financier ou élaborer une stratégie commerciale.

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En accomplissant cette tâche, vous faites des progrès vers l’atteinte de vos objectifs et le développement de votre projet. Une fois que vous aurez terminé, vous ressentirez un sentiment d’accomplissement et toutes les autres tâches de la journée vous sembleront plus faciles en comparaison. C’est le principe de la méthode « Eat the Frog « .

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Avantages et limites :

La méthode « Eat the Frog  » améliore votre productivité en organisant votre journée en fonction de vos priorités et en évitant de remettre les tâches importantes au lendemain ou à la fin de la journée, là où vous êtes le moins efficace.
Un autre avantage est que, une fois que vous avez accompli cette tâche importante, vous êtes plus détendu et concentré pour les autres activités de la journée.

En revanche, si vous remettez cette tâche à plus tard, elle continuera de vous hanter toute la journée, ce qui vous empêchera d’être pleinement présent dans vos autres activités. Bien que cette méthode soit facile à mettre en place et ait un impact positif sur le reste de votre journée, elle peut être difficile et décourageante de commencer chaque journée avec la tâche la plus ardue.

De plus, cette méthode n’est pas très flexible et ne prend pas en compte les imprévus. Il est donc recommandé de l’utiliser comme base et de l’adapter à vos besoins et aux urgences du moment.

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Comment s’y prendre ?

Selon la méthode « Eat the Frog », pour être productif, vous devez planifier chaque journée de travail en suivant ces 7 étapes :

1️⃣ Définissez votre objectif principal à long terme.

2️⃣ Notez-le quelque part.

3️⃣ Fixez-vous une date butoir.

4️⃣ Établissez la liste des tâches à accomplir pour atteindre votre objectif.

5️⃣ Organisez cette liste par ordre de priorité. Les « crapauds » sont les tâches à réaliser en premier.

6️⃣ Passez immédiatement à l’action en attaquant le premier « crapaud », puis un nouveau « crapaud » chaque matin. C’est parti !

7️⃣ Essayez chaque jour de travailler à la réalisation de votre objectif.

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Si vous avez des difficultés à organiser vos priorités (étape 5) ou à trouver votre « crapaud » du jour, vous pouvez utiliser la méthode ABCDE pour prioriser vos tâches. Attribuez une lettre à chacune de vos tâches :
– A pour les tâches que vous devez impérativement accomplir en priorité pour éviter des conséquences graves sur votre projet ;
– B pour les tâches importantes mais qui auront des conséquences moins graves que les tâches A si ce n’est pas fait ;
– C pour les tâches à faire sans urgence et sans conséquence ;
– D pour les tâches que vous pouvez déléguer.
– E pour les tâches sans importance, à éliminer.

Vous connaissez maintenant le secret pour être plus productif : travaillez à l’atteinte de vos objectifs un « crapaud » à la fois.

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ℹ️ Le Principe de Pareto :

🔢 La méthode du Principe de Pareto, également connue sous le nom de loi de Pareto, est une règle empirique qui énonce que, dans de nombreux domaines, environ 80% des effets sont produits par 20% des causes. Cette répartition inégale entre les efforts déployés et les résultats obtenus s’applique à divers phénomènes, tels que la productivité économique, la gestion du temps ou l’organisation de projets.

Voici comment appliquer et les avantages du Principe de Pareto dans différents domaines :

1. Productivité économique :
   Dans un contexte professionnel, le Principe de Pareto peut être utilisé pour identifier les 20% d’activités qui génèrent 80% des résultats et des bénéfices. Par exemple, en analysant les ventes d’une entreprise, on constate souvent que 80% du chiffre d’affaires sont réalisés grâce à 20% des clients ou des produits ou services.
   💡 En se concentrant sur ces segments clés, une entreprise peut optimiser sa stratégie commerciale et maximiser ses profits.
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2. Gestion du temps :
   Le Principe de Pareto peut également être appliqué à la gestion du temps pour identifier les activités qui génèrent le plus de valeur ou de productivité. En se concentrant sur les 20% d’activités qui produisent 80% des résultats, on peut prioriser ses tâches et éliminer celles qui sont superflues ou moins importantes.
   💡 Par exemple, en identifiant les clients ou les projets qui représentent la majorité du chiffre d’affaires ou de la valeur ajoutée, on peut consacrer plus de temps et d’énergie à ces priorités et limiter les distractions et les interruptions.
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3. Organisation de projets :
   Dans un projet complexe, le Principe de Pareto peut aider à identifier les tâches critiques ou les jalons clés qui auront un impact significatif sur l’avancement du projet. En se concentrant sur ces 20% d’activités, on peut s’assurer que les ressources et les efforts sont alloués de manière optimale et que le projet progresse rapidement et efficacement.
   💡 Par exemple, en identifiant les livrables clés qui doivent être produits dans les délais impartis, on peut planifier et coordonner les tâches connexes et minimiser les risques de retard ou d’échec du projet.

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En résumé, le ‘Principe de Pareto’ est une méthode utile pour identifier les activités qui génèrent le plus de valeur ou de productivité dans différents domaines, tels que la productivité économique, la gestion du temps ou l’organisation de projets.

En se concentrant sur les 20% d’activités qui produisent 80% des résultats, on peut optimiser ses ressources et ses efforts et maximiser son efficacité et sa productivité.

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ℹ️ La méthode Zettelkasten :

La méthode Zettelkasten est une technique de prise de notes et d’organisation des connaissances, développée à l’origine par un chercheur allemand nommé Niklas Luhmann. Son nom signifie littéralement « boîte à feuilles » en allemand.

Avantages de la méthode Zettelkasten :

La méthode Zettelkasten présente plusieurs avantages pour la prise de notes et l’organisation des connaissances :

1. Interconnexion : L’un des principaux avantages de la méthode Zettelkasten est qu’elle permet de créer un réseau complexe d’idées interconnectées, plutôt que simplement une liste linéaire de notes. Cela facilite la recherche d’informations connexes et vous aide à établir des liens entre les idées pour approfondir votre compréhension.
2. Dynamisme : La méthode Zettelkasten est un processus dynamique qui évolue constamment au fur et à mesure que vous ajoutez de nouvelles connaissances et établissez des liens entre elles. Cela signifie que votre base de connaissances personnelle peut s’adapter et se développer avec vous, plutôt que de rester statique.
3. Mémorisation : En utilisant la méthode Zettelkasten, vous êtes encouragé à réfléchir activement aux idées que vous notez et à établir des liens entre elles. Cela peut aider à renforcer votre mémoire et à améliorer votre compréhension des concepts clés.
4. Réutilisation : La méthode Zettelkasten vous permet de réutiliser et de combiner des idées pour créer de nouvelles connaissances. Cela peut être particulièrement utile si vous travaillez sur un projet ou une recherche qui nécessite l’intégration de différentes sources d’information.
5. Automatisation : Il existe des outils numériques qui peuvent aider à automatiser le processus de prise de notes, de création de liens et d’organisation des connaissances en utilisant la méthode Zettelkasten. Cela peut vous faire gagner du temps et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : l’apprentissage et la compréhension des idées clés.
6. Indépendance : La méthode Zettelkasten est indépendante de tout outil ou plateforme particulière, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser où et quand vous le souhaitez, que ce soit sur papier ou à l’aide d’un logiciel dédié.

En résumé, la méthode Zettelkasten offre de nombreux avantages pour la prise de notes et l’organisation des connaissances, notamment en termes d’interconnexion, de dynamisme, de mémorisation, de réutilisation, d’automatisation et d’indépendance. En utilisant cette méthode, vous pouvez créer une base de connaissances personnelle qui peut vous aider à approfondir votre réflexion, préparer des présentations ou des écritures (conclusions, mémoires, rapports…), ou simplement vous souvenir de ce que vous avez appris.

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Voici les 5 étapes clés de la méthode Zettelkasten :

1️⃣ Prendre des notes : lorsque vous lisez ou apprenez quelque chose, prenez des notes sur des ‘cartes’ (des « Zettels ») ou des ‘notes individuelles’ si vous utilisez un logiciel . Écrivez une idée par ‘carte’ ou ‘note individuelle’, en utilisant vos propres mots pour reformuler ce que vous avez lu ou entendu. Pour créer des notes, vous pouvez utiliser le logiciel / site web Readwise ou les applications Notes et Bookmarks de Nextcloud.

2️⃣ Numéroter les cartes / Notes (Si vous n’utilisez pas de logiciel spécifique (Obsidian, Reor Project...) : chaque note ou carte doit avoir un numéro unique, qui permettra de l’identifier et de la relier aux autres cartes.

3️⃣ Créer des liens entre les cartes / Notes (Si vous n’utilisez pas de logiciel spécifique (Obsidian, Reor Project...) : sur chaque note ou carte, identifiez les idées connexes ou les références à d’autres cartes. Reliez-les en notant le numéro de la carte correspondante.

4️⃣ Trier et organiser les notes ou cartes (Si vous n’utilisez pas de logiciel spécifique (Obsidian, Reor Project...) : rangez vos notes ou cartes dans un classeur ou un système d’archivage, en les triant par sujet ou par idée connexe. Utilisez des mots-clés ou des étiquettes pour faciliter la recherche.

5️⃣ Réutiliser et réfléchir : relisez régulièrement vos notes cartes et réfléchissez à leurs relations. Tirez des conclusions, formulez de nouvelles idées et créez de nouvelles cartes pour enrichir votre système de prise de notes.

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La méthode Zettelkasten permet ainsi de créer une base de connaissances personnelle, organisée et interconnectée, qui peut être utilisée pour approfondir sa réflexion, préparer des présentations ou des écrits, ou simplement pour se souvenir de ce que l’on a appris.

Les étapes 2, 3, et 4 de cette méthode peuvent être désormais réalisées par des logiciels à l’aide de l’intelligence artificielle.

Vous pouvez par exemple utiliser les logiciels :

• Obsidian : Obsidian est une application de prise de notes qui permet de créer une toile de connaissances interconnectée et de publier ses notes en ligne. 
• Reor Project : Reor est une autre application de prise de notes de bureau basée sur l’IA plus ‘privée’. Elle relie automatiquement les idées associées, répond aux questions sur vos notes et propose une recherche sémantique. Tout est stocké localement et vous pouvez modifier vos notes. Un des intérêts de cette application Reor est de pouvoir la relier avec l’application « Notes » de Nextcloud, depuis son PC ou son Mac ou depuis son Smartphone via l’app Android Notes ou l’app Iphone Notes. Cette application Reor vous permet alors de classer vos différentes notes / idées que vous avez écrit/copié/collé dans Nextcloud (par exemple les idées d’arguments sur un dossier ou des notes de jurisprudence glanées sur le web…) et de pouvoir les retrouver ou pouvoir associer automatiquement plusieurs notes entre elles en fonction de leur similarité, ou encore poser des questions sur vos notes / idées avec un logiciel d’intelligence artificielle open source tel que Llama2 ou MistralAi. Cette application ne fait pas appel à l’API de la société OpenAi mais à des LLM tels que LLama2 de ou Mistral installés localement. Ainsi, vos prises de notes et vos prompts ne se retrouveront pas sur les serveurs Cloud de la société Openai…
  
  En savoir plus sur le logiciel Reor Project…

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En utilisant des logiciels spécifique, on se retrouve alors avec seulement 3 étapes pour appliquer la méthode Zettelkasten :

1️⃣ Prendre des notes : lorsque vous lisez ou apprenez quelque chose, prenez des notes sur des ‘cartes’ ou notes individuelles si vous utilisez un logiciel (ou « Zettels »). Écrivez une idée par ‘carte’ ou note, en utilisant vos propres mots pour reformuler ce que vous avez lu ou entendu.
Pour créer des notes, vous pouvez utiliser le logiciel / site web Readwise ou les applications Notes et Bookmarks de Nextcloud.
2️⃣ Utiliser les logiciels Obsidian ou Reor Project pour créer automatiquement des ‘liens’ entre les notes ou ‘cartes’ et organisez automatiquement vos notes par sujet ou par idée connexe.
3️⃣ Relisez vos notes et réfléchissez à leurs liens : relisez régulièrement vos notes ou cartes et réfléchissez à leurs liens entres elles. Tirez des conclusions, formulez de nouvelles idées et créez de nouvelles notes pour enrichir votre système de prise de notes.

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