Nextcloud & Avocat(s)
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Qu’est ce que Nextcloud ?
Nextcloud est un logiciel libre de site d’hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.
À l’origine destiné à la sauvegarde de fichier en ligne, son architecture ouverte a permis de voir ses fonctionnalités s’étendre depuis ses origines vers une solution logicielle collaborative et de gestion de données.
Nextcloud est dérivé du logiciel ownCloud, commencé à partir de 2016 sur la base d’une différence de vue sur la stratégie à adopter pour son développement. Frank Karlitschek, le cofondateur et directeur de l’exploitation de ownCloud part alors en avril 2016 avec une équipe et crée NextCloud…
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Nextcloud a été adopté en France par le Ministère de l’intérieur et par le ministère de l’Éducation nationale de l’Etat Françaisen tant que service de sa plateforme apps.education.fr et est également fournie comme composant du projet de système d’exploitation libre pour téléphone /e/ (ex eelo).
C’est une solution logicielle performante, mise à jour régulièrement et sécurisée.
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Pourquoi utiliser Nextcloud quand on exerce l’activité d’avocat ?
Nextcloud est une solution de stockage de fichiers en ligne open source qui offre une variété de fonctionnalités utiles pour les avocats et les cabinets d’avocats.
Elle permet d’accéder à des applications sécurisées qui permettent à un avocat de travailler efficacement depuis son bureau, à son dominicule ou en déplacement en retouvant ses documents, la même interface et les mêmes fonctionnalités.
Enfin c’est un solution connue de vos clients qui est suceptible de les rassurer quant à la gestion de leurs données personnelles par votre cabinet d’avocats.
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Quelques raisons qui justifient de privilégier la solution logicielle Nextcloud lorsqu’on exerce le métier d’avocat :
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1. Sécurité des données : Les informations confidentielles des clients sont souvent stockées et partagées dans le cadre de la pratique juridique. Nextcloud offre un cryptage de bout en bout pour protéger vos données, en plus d’autres mesures de sécurité comme l’authentification à deux facteurs.
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2. Conformité : Nextcloud permet aux cabinets d’avocats de respecter les lois de protection des données en offrant des options de localisation des données. Cela signifie que vous pouvez choisir où vos données sont stockées, ce qui peut être important pour la conformité à des réglementations spécifiques comme le RGPD.
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3. Collaboration et partage de fichiers : Nextcloud offre des fonctionnalités de partage de fichiers qui peuvent faciliter la collaboration avec les clients et les autres membres de votre équipe. Vous pouvez également contrôler qui a accès à quels fichiers, et même suivre et révoquer l’accès si nécessaire. Tous les documents, emails, contacts sont accessibles depuis n’importe où, en ligne et hors ligne, via l’application mobile. Plus besoin de clefs USB ou mails pour transférer des fichiers.
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4. Calendrier et contacts partagés : Nextcloud permet de synchroniser agendas et carnets d’adresses entre collaborateurs. Utile pour planifier réunions et rendez-vous.
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5. Visioconférence intégrée : Nextcloud permet de réaliser des appels vidéo sécurisés avec clients et collaborateurs.
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6. Accès à distance : Nextcloud permet l’accès aux fichiers de n’importe où, ce qui peut être utile pour les avocats qui travaillent à distance ou qui ont besoin d’accéder à des documents en déplacement.
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7. Sauvegardes automatiques : Les données sur Nextcloud sont sauvegardées automatiquement, évitant toute perte. Pratique pour conserver des documents juridiques sensibles.
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8. Intégration avec d’autres outils : Nextcloud peut être intégré avec d’autres outils que vous pourriez utiliser dans votre pratique, comme le courrier électronique, les calendriers, et les outils de productivité de bureau.
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9. Intelligence articielle : Nextcloud vous permet d’accéder à des logicelles d’intelligence artifielle commerciaux tels que ChatGPT ou open-source tels que GPT4ALLL et LLaMA2. Ces logiciels sont intégrés et vous aident à répondre à vos e-mails, résumer des documents…Etc.
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10. Signature éléctronique : Nextcloud peut vous permettre de faire signer électroniquement vos documents avec l’app gratuite Certificate24 ou l’app payante Docusign.
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11. Indépendance technologique : Solution open-source hébergée en interne, pas de dépendance vis-à-vis d’un fournisseur extérieur.
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12. Coût / économique : Étant une solution open source, Nextcloud peut offrir un meilleur rapport coût-efficacité que d’autres plateformes de stockage de fichiers en ligne.
Donc en résumé, Nextcloud offre une plateforme sécurisée, flexible et collaborative, adaptée aux besoins spécifiques d’un cabinet d’avocats.
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Quels sont les avantages et inconvénients de Nextcloud par rapport aux solutions des logiciels de gestion de cabinet d’avocats ?
Inconvénients :
- Installation plus complexe qu’une solution SaaS classique.
- Moins de fonctionnalités « métier » spécifiques au domaine juridique (gestion des dossiers contentieux, facturation, envoi des conclusions par le RPVA directement depuis Nextcloud, …etc.). Afin de remédier à certains de ces inconvévients, la solution Juris-Tyr propose l’installation du logiciel de facturation InvoiveNinja sur votre serveur dans vos locaux ou votre VPS.
- Absence de support client dédié. Dépendance vis-à-vis de ressources techniques en interne. Afin de remédier à ce inconvévient, Juris-Tyr propose un abonnement à une assistance technique à 39,00 € HT par mois.
- Limitations en termes de stockage en cas d’installation sur un VPS et/ou besoin d’acheter du matériel pour l’auto-hébergement dans vos locaux (si vous avez besoin de plus de 160 Go de stockage pour votre cabinet).
- Interface moins ergonomique que des solutions pensées uniquement pour les cabinets d’avocats ou certaines entreprises de services. Toutefois, vous pouvez adapter Nextcloud au fonctionnement de votre entreprise. Par exemple l’application ‘Tables’ vous permet d’indiquer les données de dossiers qui sont importantes pour votre entreprise selon son activité de conseil, de services ou de contentieux.
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Avantages :
- Nextcloud est une solution open source, sans abonnement obligatoire si vous décidez de l’installer sur un serveur en vos locaux. Cela réduit vos coûts à moyen/long terme.
- Nextcloud peut être auto-hébergé sur vos propres serveurs, conservant le contrôle et la confidentialité totale des données.
- Interface simple, familière pour les utilisateurs de Dropbox/Google Drive. La cCourbe d’apprentissage de cet outis est réduite et donc idéale pour salariés, collaborateurs libéraux ou vos clients qui maîtrisent peu les outils informatiques.
- Grande flexibilité dans le paramétrage et l’intégration d’extensions selon vos besoins spécifiques.
- Intégration des logiciels d’intelligence artificielle (ChatGPT) et ajouts fréquents des dernières innovations logicielles.
- Possibilité d’accéder aux données en étant hors-ligne. Même en ayant perdu votre connexion à internet, vous pouvez continuer à travailler et vos fichiers seront synchronisés lorque vous serez de nouveau connecté à internet…
- Sécurité et contrôle des accès renforcés par rapport à des solutions Cloud public. Vous choissisez les dossiers et fichiers auxquels peuvent accédez vos collaborateurs ou secrétaire, comptable…
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En conclusion, Nextcloud est une alternative open source et économique mais qui demande un peu plus de maîtrise technique. Les logiciels commerciaux dédiés sont certes souvent plus complets mais ils ont un coût beaucoup plus élevé.
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En tout état de cause, le choix d’une solution logicielle open-source sur la base de Nextcloud présente plus d’avantages que d’inconvénients pour une entreprise ou pour un cabinet d’avocats.
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Nos propositions :