Nextcloud & Avocat(s)
Pourquoi utiliser Nextcloud quand on exerce l’activité d’avocat ?
De nombreuses solutions de gestion de cabinet juridique disponibles dans le commerce peuvent être d’un coût prohibitif, avec une multitude de fonctionnalités qui peuvent ne pas être nécessaires pour vos besoins spécifiques. C’est là que Nextcloud, une puissante plateforme open source de synchronisation et de partage de fichiers, entre en jeu.
En mettant en œuvre une solution basée sur Nextcloud, votre entreprise peut se concentrer sur ses objectifs et tâches principaux sans être alourdie par des fonctions et des coûts inutiles.
Personnalisation et flexibilité : Nextcloud peut être entièrement personnalisé pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Vous pouvez adapter la plateforme à votre image de marque, l’intégrer aux outils et flux de travail existants et même développer des applications personnalisées pour rationaliser des processus spécifiques. Ce niveau de personnalisation garantit que votre équipe dispose d’une solution adaptée à ses besoins, plutôt que d’être obligée de s’adapter à une approche universelle.
Collaboration et communication : Nextcloud fournit des fonctionnalités de collaboration robustes, notamment l’édition, les commentaires et la gestion de versions de documents en temps réel. Ces outils facilitent un travail d’équipe efficace, permettant aux membres de votre équipe de travailler ensemble sur des documents simultanément et de conserver une vue d’ensemble claire des différentes révisions. De plus, les fonctionnalités intégrées de chat et de vidéoconférence de Nextcloud favorisent une communication efficace, garantissant que votre équipe reste connectée et informée.
Sécurité et conformité des données : La sécurité et la confidentialité des données sont primordiales dans le secteur juridique. Nextcloud offre des fonctionnalités de sécurité de niveau entreprise, telles que le cryptage de bout en bout, l’authentification à deux facteurs et des contrôles d’accès avancés. Ces mesures garantissent que les données sensibles de votre entreprise sont protégées contre les accès non autorisés et les violations. De plus, les options de déploiement sur site de Nextcloud permettent à votre entreprise de conserver un contrôle total sur ses données, garantissant ainsi la conformité aux réglementations en matière de protection des données telles que le RGPD.
Rapport coût-efficacité : La nature open source de Nextcloud et ses options de déploiement flexibles permettent de réaliser d’importantes économies par rapport aux solutions traditionnelles et propriétaires de gestion de cabinet juridique. En mettant en œuvre Nextcloud, votre entreprise peut éviter les frais de licence élevés et la dépendance vis-à-vis des fournisseurs associés à de nombreuses offres commerciales. De plus, l’évolutivité de Nextcloud permet à votre entreprise de se développer sans avoir besoin de mises à niveau ou de migrations coûteuses de l’infrastructure.
Facilité d’utilisation et d’adoption : L’interface utilisateur intuitive et les applications de bureau et mobiles de Nextcloud permettent aux membres de votre équipe d’adopter et d’utiliser facilement la plateforme. Cette facilité d’utilisation réduit la courbe d’apprentissage et minimise les perturbations des flux de travail de votre équipe, leur permettant ainsi de se concentrer sur leurs tâches et responsabilités principales.
Nextcloud offre aux cabinets d’avocats et aux services juridiques une alternative puissante, personnalisable et rentable aux solutions traditionnelles de gestion de cabinet. En mettant en œuvre Nextcloud, votre entreprise peut rationaliser ses opérations, améliorer la collaboration et rester concentrée sur ses objectifs fondamentaux, tout en garantissant les plus hauts niveaux de sécurité et de confidentialité des données.
Quelle est l’origine de Nextcloud ?
Nextcloud est un logiciel libre de site d’hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.
À l’origine destiné à la sauvegarde de fichier en ligne, son architecture ouverte a permis de voir ses fonctionnalités s’étendre depuis ses origines vers une solution logicielle collaborative et de gestion de données.
Nextcloud est dérivé du logiciel ownCloud, commencé à partir de 2016 sur la base d’une différence de vue sur la stratégie à adopter pour son développement. Frank Karlitschek, le cofondateur et directeur de l’exploitation de ownCloud part alors en avril 2016 avec une équipe et crée NextCloud…
.
Nextcloud a été adopté en France par le Ministère de l’intérieur et par le ministère de l’Éducation nationale de l’Etat Français en tant que service de sa plateforme apps.education.fr et est également fournie comme composant du projet de système d’exploitation libre pour téléphone /e/ (ex eelo).
C’est une solution logicielle performante, mise à jour régulièrement et sécurisée.
Nextcloud est une solution de stockage de fichiers en ligne open source qui offre une variété de fonctionnalités très utiles pour les avocats et les cabinets d’avocats qu’ils exercent en conseil ou contentieux judiciaire.
Elle permet d’accéder à des applications sécurisées qui permettent à un avocat de travailler efficacement depuis son bureau, à son domicile ou en déplacement, en retouvant ses documents, la même interface et les mêmes fonctionnalités.
Enfin c’est un solution connue de vos clients qui est suceptible de les rassurer quant à la gestion de leurs données personnelles par votre cabinet d’avocats.
Quelques autres raisons qui justifient de privilégier la solution logicielle Nextcloud lorsqu’on exerce le métier d’avocat :
1. Sécurité des données : Les informations confidentielles des clients sont souvent stockées et partagées dans le cadre de la pratique juridique. Nextcloud offre un cryptage de bout en bout pour protéger vos données, en plus d’autres mesures de sécurité comme l’authentification à deux facteurs.
2. Conformité RGPD : Nextcloud permet aux cabinets d’avocats de respecter les lois de protection des données en offrant des options de localisation des données. Cela signifie que vous pouvez choisir où vos données sont stockées, ce qui peut être important pour la conformité à des réglementations spécifiques comme le RGPD.
3. Collaboration et partage de fichiers : Nextcloud offre des fonctionnalités de partage de fichiers qui peuvent faciliter la collaboration avec les clients et les autres membres de votre équipe. Vous pouvez également contrôler qui a accès à quels fichiers, et même suivre et révoquer l’accès si nécessaire. Tous les documents, emails, contacts sont accessibles depuis n’importe où, en ligne et hors ligne, via l’application mobile. Plus besoin de clefs USB ou mails pour transférer des fichiers.
4. Calendrier et contacts partagés : Nextcloud permet de synchroniser agendas et carnets d’adresses entre collaborateurs. Utile pour planifier réunions et rendez-vous.
5. Visioconférence intégrée : Nextcloud permet de réaliser des appels vidéo sécurisés avec clients et collaborateurs.
6. Accès à distance : Nextcloud permet l’accès aux fichiers de n’importe où, ce qui peut être utile pour les avocats qui travaillent à distance ou qui ont besoin d’accéder à des documents en déplacement.
7. Sauvegardes automatiques : Les données sur Nextcloud sont sauvegardées automatiquement, évitant toute perte. Pratique pour conserver des documents juridiques sensibles.
8. Intégration avec d’autres outils : Nextcloud peut être intégré avec d’autres outils que vous pourriez utiliser dans votre pratique, comme le courrier électronique, les calendriers, et les outils de productivité de bureau.
9. Intelligence articielle : Nextcloud vous permet d’accéder à des logicelles d’intelligence artifielle commerciaux tels que ChatGPT ou open-source tels que GPT4ALLL et LLaMA2. Ces logiciels sont intégrés et vous aident à répondre à vos e-mails, résumer des documents…Etc.
10. Signature éléctronique : Nextcloud peut vous permettre de faire signer électroniquement vos documents avec l’app gratuite Certificate24 ou l’app payante Docusign.
11. Indépendance technologique : Solution open-source hébergée en interne, pas de dépendance vis-à-vis d’un fournisseur extérieur.
12. Coût / économique : Étant une solution open source, Nextcloud peut offrir un meilleur rapport coût-efficacité que d’autres plateformes de stockage de fichiers en ligne. A la différence des principales solutions logicielles propriétaires (par exemple : Secib, Adapps……), le coût de cette solution logicielle open source sera identique, quel que soit le nombre d’utilisateurs.
Donc en résumé, Nextcloud offre une plateforme sécurisée, flexible et collaborative, adaptée aux besoins spécifiques d’un cabinet d’avocats.
Quels sont les avantages et inconvénients de Nextcloud par rapport aux autres solutions logicielles classiques de gestion de cabinet d’avocats ?
Avantages :
- Solution open source, sécurisée et très économique : sans abonnement si vous décidez de l’installer sur un serveur en vos locaux. Cela réduit vos coûts à moyen/long terme. Nextcloud est déjà utilisé par des milliers d’entreprises dans le monde.
- Contrôle et confidentialité totale de vos données.
- Interface simple, familière pour les utilisateurs de Dropbox/Google Drive. La courbe d’apprentissage de cet outil numérique est réduite et donc idéale pour vos salariés, collaborateurs libéraux ou vos clients qui maîtrisent peu ou mal les outils informatiques.
- Grande flexibilité dans le paramétrage et l’intégration d’extensions selon vos besoins spécifiques.
- Intégration des logiciels d’intelligence artificielle (ChatGPT, LocalAI…) et ajouts fréquents des dernières innovations logicielles.
- Accés à vos données en étant hors-ligne. Même en ayant perdu votre connexion à internet, vous pouvez continuer à travailler et vos fichiers seront synchronisés lorque vous serez de nouveau connecté à internet…
- Sécurité et contrôle des accès renforcés par rapport à des solutions Cloud public. Vous choissisez les dossiers et fichiers auxquels peuvent accédez vos collaborateurs ou secrétaire, comptable…
Inconvénients :
- Installation plus complexe qu’une solution SaaS classique.
- Moins de fonctionnalités « métier » spécifiques au domaine juridique (gestion des dossiers contentieux, facturation, envoi des conclusions par le RPVA directement depuis Nextcloud, …etc.). Toutefois, vous pouvez adapter Nextcloud au fonctionnement de votre entreprise. Par exemple l’application ‘Tables’ vous permet d’indiquer les données de dossiers qui sont importantes pour votre entreprise selon son activité de conseil, de services ou de contentieux.
- Absence de support client dédié. Dépendance vis-à-vis de ressources techniques en interne. Afin de remédier à ce inconvévient, Juris-Tyr propose un abonnement à une assistance technique à 39,00 € HT par mois.
- Limitations en termes de stockage en cas d’installation sur un serveur VPS et/ou besoin d’acheter du matériel pour l’auto-hébergement dans vos locaux (si vous avez besoin de plus de 160 Go de stockage pour votre cabinet).
.
Nos propositions :
